Com a ferramenta Controle de Caixa, você acompanha de perto cada movimentação financeira da sua equipe de vendas. As operações financeiras, como vendas, recebimentos e antecipações, e as operações extras, como retiradas ou entradas, são apresentadas em tempo real de forma clara e organizada, garantindo maior segurança, transparência e facilidade na conferência diária.
Importante!
É comum confundir o Controle de Caixa com o Fluxo de Caixa, mas eles têm finalidades distintas.
O Controle de Caixa é voltado para o registro, o acompanhamento e a conferência das movimentações realizadas por cada operador ou ponto de venda, geralmente com foco no dia a dia operacional.
Já o Fluxo de Caixa tem uma visão mais ampla e gerencial, voltada para o controle financeiro da empresa como um todo, incluindo gastos e previsões e fornecendo projeções de saldos futuros. Para entender melhor o Fluxo de Caixa, acesse o post completo no link: 🔗 Fluxo de Caixa
A Ferramenta
Antes de iniciar a utilizar a ferramenta, é fundamental definir o formato de gerenciamento que melhor se adapta à sua operação. O sistema permite dois modos de controle:
- Controle Diário: todas as movimentações financeiras são agrupadas por data. Ideal para empresas que não trabalham com caixas individuais por operador ou que buscam uma conferência menos rigorosa e mais abrangente.
- Controle por Operador: cada operador possui um caixa individual, com registro de horário de abertura e fechamento, vinculado diretamente ao seu login. Esse modo permite um controle mais rigoroso e detalhado por usuário.
Visualização das Operações
A ferramenta exibe apenas as movimentações vinculadas ao dia ou caixa selecionado. As informações são apresentadas de forma organizada em um espelho de caixa, estruturado da seguinte maneira:
- Em linhas os valores são agrupados por tipo de movimentação: vendas à vista, vendas a prazo, recebimentos de parcelas, antecipações, vales presente, retiradas extras e entradas extras.
- Em colunas são classificados por forma de recebimento: dinheiro, cheque, cartão, bancário (que inclui pix), crediário e resgate, com um totalizador na última coluna.
- A primeira linha do espelho exibe o saldo inicial, enquanto a última aponta o saldo final.
Ao clicar duas vezes sobre qualquer valor, é possível visualizar os detalhes das transações que originaram aquele total, facilitando a análise e a auditoria.
Abertura e Fechamento
Para que o processo de conferência ao final do dia ou da operação seja eficaz, é fundamental que os saldos iniciais informados na abertura estejam corretos. Esses valores são a base para o cálculo do saldo final e garantem agilidade e precisão na conferência das movimentações realizadas.
- No modo de controle diário, o caixa é aberto automaticamente com o início das operações do dia. Os saldos iniciais são transportados do dia anterior e podem ser informados ou ajustados a qualquer momento, oferecendo maior flexibilidade para empresas com fluxo contínuo e menos segmentado por usuário.
- No modo de controle por operador, o caixa precisa ser aberto manualmente por cada usuário, ou seu supervisor direto, antes de qualquer movimentação. Nessa abertura, são registrados o horário de início, o operador responsável e os saldos iniciais por forma de pagamento. Somente após essa etapa o sistema permite o registro de transações, o que garante maior rigor e controle individualizado.
O fechamento do caixa, em ambos os modos, consolida todas as movimentações registradas e apresenta o saldo final. Essa etapa é fundamental para auditoria, conferência e emissão de relatórios, além de ser um ponto de controle importante para evitar divergências entre o sistema e os valores físicos disponíveis.
Impressões e Relatórios
É possível imprimir um espelho de caixa em diferentes layouts. Essa impressão representa fielmente as informações exibidas na tela principal, com possibilidade de, além da impressão, envio por e-mail ou whatsapp ou geração em PDF.
Além do espelho, também estão disponíveis relatórios auxiliares que oferecem diferentes níveis de detalhamento:
- Movimentação de Caixa: relatório analítico que detalha todas as transações que compõem o caixa do dia ou de um período específico.
- Resumo de Operações: apresentação sintetizada dos valores movimentados, ideal para uma análise rápida.
- Resumo Contábil de Caixa: relatório com layout voltado para conferência contábil, estruturado conforme as exigências de escrituração financeira.
Conclusão
A ferramenta Controle de Caixa é essencial para garantir a integridade das operações financeiras da sua empresa. Com registros claros, relatórios organizados e a possibilidade de controle por operador, ela promove mais segurança, agilidade e precisão na rotina financeira, possibilitando uma gestão de caixa eficiente e sem complicações.