A Agenda de Clientes é uma ferramenta que otimiza a gestão de eventos agendados, efetuados e cancelados, proporcionando uma abordagem organizada e eficiente para acompanhar todas as interações com os clientes. Além de auxiliar na gestão de eventos, também complementa outras ferramentas voltadas ao gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), como Gestão de Oportunidades (Leads), Funil de Vendas e Acompanhamento Pós-Venda.
Na tela inicial, você encontrará uma visão geral dos eventos agendados, efetuados e cancelados, permitindo uma gestão eficiente e organizada.
Por padrão, a tela inicial exibe os eventos agendados (não confirmados) relacionados ao seu usuário ou departamento, mas você tem a flexibilidade de selecionar outros usuários ou visualizar todos os eventos da empresa. Além disso, você pode facilmente filtrar os eventos por cliente, usuário ou departamento para uma visualização mais específica.
Evento
Cada evento deverá estar associado a uma entidade, geralmente um cliente, mas também podendo ser lead, fornecedor, transportadora ou colaborador. Adicionalmente, você pode vinculá-lo a uma oportunidade de negócio, facilitando o gerenciamento do funil de vendas e a visualização do progresso de cada oportunidade.
Um evento pode assumir um dos três status:
- Agendado: representa um compromisso que deverá acontecer em breve.
- Efetuado: sinaliza um evento que efetivamente aconteceu.
- Cancelado: aponta um evento que não aconteceu e não irá acontecer, com opção de registrar as justificativas.
A cada evento serão designados uma data e um responsável, que pode ser um usuário ou, em se tratando de agenda, um departamento.
Para registrar como foi ou será a interação, estão disponíveis os campos:
- Canal de comunicação ou meio pela qual se deu ou se dará a interação.
- Contato: detalhes como nome, número de telefone ou e-mail.
Ao preencher essas informações, é possível enviar mensagens por e-mail ou WhatsApp de forma imediata, através dos botões apropriados.
Os campos Finalidade, Assunto e Descrição são espaços reservados para detalhes específicos de cada interação, como resumo dos tópicos a serem abordados, acordos firmados, feedbacks recebidos, sugestões apontadas e questionamentos levantados.
Ao efetuar ou cancelar um evento agendado, estará disponível a opção de Novo Agendamento, que facilita agendar imediatamente um novo evento associado ao mesmo cliente e oportunidade. A funcionalidade é especialmente útil para adiar eventos cancelados ou programar a próxima interação após eventos efetuados.
Os campos Finalidade e Canal oferecem opções previamente definidas para simplificar a primeira utilização. No entanto, essas opções podem ser personalizadas de acordo com as necessidades específicas de cada empresa, permitindo adaptar a ferramenta a práticas e padrões de comunicação interna e externa.
Utilização
A Agenda de Clientes desempenha um papel fundamental na gestão do relacionamento com o cliente, fornecendo uma plataforma centralizada para acompanhar todas as interações e compromissos. Além disso, ela é complementar a outras ferramentas igualmente essenciais, como o Funil de Vendas e o Pós-Vendas.
Com a utilização da Agenda de Cliente, espera-se:
- Garantir um atendimento mais eficiente e personalizado, mantendo-se atualizado sobre os compromissos e necessidades dos clientes.
- Evitar conflitos de agendamento e garantir que nenhum compromisso seja esquecido ou negligenciado.
- Facilitar a comunicação entre membros da equipe, permitindo atribuir eventos a diferentes usuários e compartilhar informações relevantes.
- Identificar padrões e tendências nas interações com os clientes, ajudando a melhorar continuamente os processos e serviços oferecidos.