Já pensou perder, de forma permanente, todos os dados da sua empresa, incluindo notas emitidas, contas a receber e pagar, controle de estoque e, bem, tudo o mais que permite sua empresa funcionar adequadamente?
Pois saiba que isso pode acontecer por diversos motivos: falha de equipamento, vírus de computador, erro humano e diversas outras causas, muitas das quais só imaginamos depois que acontecem.
A forma de prevenir isso é fazendo backup. Mas não basta fazer backup de qualquer forma. Você precisa, no mínimo, cumprir os seguintes requisitos para ter um backup seguro:
- Ter backup dos últimos 7 dias, pelo menos.
- Fazer backup em mídias diferentes, sendo uma por dia o ideal.
- Ter backup fora da empresa, online ou em mídias que são levadas para outro local no final do dia.
- Testar o backup regularmente.
Fazendo isso, você evita perder os dados de sua empresa, ou ao menos garante que eles possam ser recuperados em sua totalidade ou em grande parte.
Se você chegou até aqui e já se convenceu de que o backup é importante e deve ser feito conforme descrito acima, ótimo. Mas se não está convencido ou então quer entender porque é importante tomar tantos cuidados, siga conosco e iremos abordar cada item em detalhes.
Formas de Backup
Existem várias formas de se fazer backup, mas em todos eles sua empresa é a responsável por sua execução e manutenção.
Os sistemas HGM contam com uma tela de backup que permite gerar um único arquivo contendo tudo o que é necessário para recuperar os dados de sua empresa. Você só precisa se preocupar em onde armazenar este backup.
Algumas empresas usam programas específicos para fazer backup de forma automatizada. Embora práticos à primeira vista, esses backups podem apresentar alguns problemas que são discutidos abaixo. Em casos assim, é importante ter uma pessoa ou empresa responsável por garantir a integridade do backup, além de uma forma rápida de disponibilizar os dados quando necessário, uma vez que nós não podemos nos responsabilizar por um processo de backup externo aos nossos sistemas.
7 Dias
Fazer backup diariamente é importante, mas salvar apenas o último backup nem sempre resolve. Imagine que houve um problema em parte do seu sistema: alguém excluiu algo importante ou um arquivo foi corrompido parcialmente.
Talvez você só se dê conta disso alguns dias depois do fato e, se não houver um backup anterior ao dia em que o problema ocorreu, você não tem backup efetivamente. Daí a importância de ter pelo menos 7 dias de backup.
Quer ir além? Faça um backup quinzenal permanente e salve-o na nuvem. Há várias opções gratuitas e pagas que dão muito espaço para armazenamento.
Quer ir mais além? Faça backup dos últimos 15 dias ao invés de apenas 7. Você não precisa ficar restrito ao mínimo recomendado.
Múltiplas Mídias
Supondo que você faça o backup dos últimos 7 dias, você deve salvá-los em mídias diferentes.
Vamos imaginar que você faça o backup apenas no próprio computador ou disco onde o sistema já existe. E se esse disco der problema? Você perde o sistema e o backup ao mesmo tempo!
Salvar em uma única pendrive também não é ideal, pois elas, além de terem vida útil, podem apresentar problemas na hora que você mais precisa. Então usar mídias diferentes garante que você terá acesso aos últimos backups.
Backup Fora da Empresa
Suponha que você faça o backup regularmente e use mídias diferentes para evitar problemas de hardware. Mas se tudo isso ficar na própria empresa, você está sujeito a furtos ou mesmo desastres como incêndios. Sim, isso acontece, infelizmente.
A boa notícia é que é fácil prevenir: basta manter backups fora da empresa, seja levando mídias físicas para outro local ou usando a nuvem.
Nuvem
Falamos muito em nuvem. Existem vários serviços que permitem salvar arquivos pessoais (como backups, por exemplo) de forma gratuita ou paga e você pode usá-los para ter um backup fora da empresa e que esteja sempre disponível.
Mas nem tudo são flores. Esses serviços geralmente oferecem programas que sincronizam os arquivos entre um computador e a nuvem, o que é prático: você salva o arquivo numa pasta em seu computador e ele é automaticamente enviado para a nuvem.
Mas alguns vírus de computador podem corromper/criptografar os arquivos de backup locais que são automaticamente sincronizados com a nuvem. Neste cenário, seu backup que estava na nuvem seria substituído por um arquivo inválido.
Por isso sugerimos que a nuvem seja usada sem esses programas de sincronização automática.
Testar o Backup
Esta talvez seja a etapa mais negligenciada, mesmo por profissionais.
Imagine fazer o backup regularmente, usando mídias diferentes e ainda salvando tudo na nuvem e descobrir que os backups na verdade não funcionam no dia em que você precisar deles?
Pois saiba que isso ocorre. E são vários os motivos para isso, principalmente quando o backup é automatizado.
Quer um exemplo simples? Imagine que uma ferramenta de backup automático foi configurada para salvar a pasta “sistema” do seu servidor. Tudo vai bem até que alguém resolve trocar o nome da pasta para “sistemas”, com s no final, mas não lembra que precisa ajustar o backup automático. Pronto, você acha que tem o backup, mas na verdade não tem.
A melhor forma de testar o backup é simulando uma restauração, ou seja, trazendo os dados de um backup recente de volta para uso em uma pasta temporária ou mesmo computador diferente do servidor. Sim, isso consome algum tempo, mas é a única forma de ter certeza que seu backup está sendo feito corretamente.
Claro que não é preciso fazer isso diariamente. Basta conferir uma vez no mês. Com a prática alguns poucos minutos são suficientes para fazer esse teste.
Responsabilidade
Neste ponto você já deve estar ciente da importância de efetuar o backup de forma correta. Por se tratar de um processo interno das empresas, a responsabilidade recai na própria empresa.
Quando o backup for feito por dentro dos sistemas HGM, uma pessoa ou pessoas devem ser responsáveis por garantir que o backup esteja sendo feito da forma descrita nos tópicos acima.
Já quando o backup é feito fora dos sistemas HGM, é importante que também haja uma pessoa responsável por garantir que tudo esteja sendo feito corretamente. Muitas vezes uma empresa terceirizada faz a configuração deste backup e ninguém se responsabiliza por verificar se ele está sendo feito, descobrindo apenas tarde demais que de fato a empresa está sem backup.