A contingência de Documentos Fiscais Eletrônicos, como NF-e e NFC-e, permite a emissão destes documentos quando a Sefaz Estadual estiver fora do ar ou mesmo quando o cliente estiver sem internet.
A contingência só deve ser usada em situações de anormalidade, não sendo formas de emissão para o dia-a-dia. O uso indevido, inclusive, pode gerar penalidades.
Temos várias formas de emitir documentos eletrônicos em contingência, como Formulário de Segurança, Ambiente SVC, EPEC e Offline. Iremos abordar cada um deles a seguir.
Formulário de Segurança (NF-e)
A forma mais simples de emitir NF-es em contingência é usando formulários de segurança.
Estes formulários são impressos especiais, que incluem dados da empresa e marca d’água e só podem ser emitidos por gráficas credenciadas junto à Receita Federal.
Ao usar o Formulário de Segurança, a empresa pode emitir o documento mesmo que esteja sem internet, pois o uso do formulário permite que o envio seja feito posteriormente. Esta, aliás, é a única forma de emitir uma NF-e sem o uso de internet.
A impressão, claro, deve ser feita usando estes formulários no lugar do papel comum.
No seu sistema HGM, para utilizar este método de contingência para NF-e, acesse o menu da Nota Fiscal Eletrônica > Modo Emissão (contingência) e selecione a opção 5 – Contingência FS-DA. A opção 2 – Contingência FS-IA só deve ser usada caso a empresa ainda possua formulários deste tipo, que já não são mais emitidos.
Para saber como obter um Formulário se Segurança consulte https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=1739 (Rio Grande do Sul) ou o site da fazenda do seu Estado.
Ambiente SVC (NF-e)
Neste tipo de contingência para NF-es, a empresa precisa de conexão com a internet, sendo usado apenas quando a Sefaz estiver com problemas.
Ao invés de enviar o documento para a Sefaz Estadual, o envio é feito para uma Sefaz Virtual, que posteriormente fará a sincronização com a Sefaz responsável. Existem dois serviços deste tipo, a Sefaz Virtual de Contingência do Ambiente Nacional (SVC-AN) e a Sefaz Virtual de Contingência do Rio Grande do Sul (SVC-RS), sendo que cada UF utiliza um deles, conforme opção.
Uma vez que este serviço autoriza da NF-e, não é preciso nenhuma outra ação posterior.
Porém, este tipo de contingência só pode ser usado se a Sefaz responsável solicitar a ativação da Sefaz Virtual. Ou seja, mesmo que a Sefaz Estadual esteja indisponível, a Sefaz Virtual não é ativada automaticamente.
Para saber se alguma Sefaz ativou este serviço, basta acessar https://www.nfe.fazenda.gov.br/ e conferir a seção Avisos para UFs que utilizem a SVC-AN. Já para estados que usam SVC-RS consulte https://www.sefaz.rs.gov.br/NFE/NFE-SVC.aspx.
Atualmente os sistemas HGM não trabalham com esta forma de contingência.
Evento Prévio de Emissão em Contingência (NF-e)
O Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC) é uma forma de pré-autorizar uma NF-e quando não há disponibilidade de ambiente SVC para contingência.
Neste formato, seu sistema gera um EPEC, que é um resumo do documento fiscal, e o envio para o Ambiente Nacional, permitindo a impressão da DANFE.
Após o final do período de contingência, seu sistema deve enviar os documentos para a Sefaz Estadual, assim como é feito no caso dos Formulários de Segurança.
Atualmente os sistemas HGM não trabalham com esta forma de contingência.
Offline (NFC-e)
A emissão de NFC-e pode ser feita de forma offline, ou seja, sem conexão com a internet, bastando configurar no menu da Nota Fiscal Eletrônica > Modo Emissão (contingência) e selecione a opção 9 – Offline.
Como o nome sugere, a emissão é feita sem comunicação com a Sefaz Estadual, sendo o envio dos documentos feito apenas quando a situação que originou a contingência for normalizada.
Envio das Notas em Contingência
Nos casos de contingência Formulário de Segurança, EPEC e Offline é necessário efetuar o envio dos documentos para a Sefaz Estadual tão logo a comunicação seja reestabelecida.
Para tanto, basta configurar no mesmo programa onde se iniciou a contingência o envio normal dos documentos. Neste momento, seu sistema fará o envio dos documentos para a Sefaz, sendo possível consultar e reenviar eventuais documentos com problemas no menu da Nota Fiscal Eletrônica > NF-e Contingenciadas Pendentes.
Vale lembrar, ainda, que o envio destes documentos deve ser feito antes que um novo documento seja emitido de forma normal, ou seja, é preciso sanar as contingências antes que novos documentos sejam emitidos normalmente.
Além disso, o envio deve ser feito dentro do prazo legal e varia conforme a UF.
Em casos de rejeição na NF-e, é possível corrigir os dados, desde que não sejam alterados o emissor e o destinatário, a data de emissão ou valores que alterem a base tributária.
Por fim, é obrigação da empresa enviar a NF-e autorizada para o destinatário por quaisquer vias disponíveis.
Resumo
A contingência só deve ser utilizada em situações de anormalidade.
Para usar o Formulário de Segurança, é necessário obter o formulário para impressão, sendo então possível emitir a NF-e mesmo sem uso da internet. Encerrado o motivo da contingência, é preciso autorizar os documentos junto à Sefaz dentro do prazo legal.
Para uso dos ambientes de Sefaz Virutal de Contingência (SCV) é preciso que a Sefaz original habilite este serviço. As NF-es emitidas neste modo são autorizadas pela SVC, não sendo necessário nenhuma outra etapa.
No uso do Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC) para emissão de NF-e, seu sistema gera um protocolo junto ao Ambiente Nacional informando que uma determinada nota fiscal está sendo emitida. Encerrado o motivo da contingência, é preciso autorizar os documentos junto à Sefaz dentro do prazo legal.
Para uso da emissão offline de NFC-e é importante fazer o envio dos documentos para a Sefaz tão logo o motivo da contingência seja sanado.