Embora a maioria dos processos de manutenção sejam feitos com acompanhamento de nossa equipe técnica, pode ser útil conhecer algumas das ferramentas disponíveis, como o Novo Atalho.
Checkup da Base de Dados
Esta ferramenta, como o nome sugere, faz uma verificação (checkup) dos dados armazenados e recria índices utilizados pelo sistema.
A parte de verificação é útil, principalmente, para identificar eventuais problemas de armazenamento, como problemas com disco HDD ou SSD.
Já a recriação de índices é uma tarefa técnica, que dentre outros benefícios pode auxiliar na performance geral do sistema e resolver problemas originados por erros de armazenamento.
Embora seja seguro executar o processo de checkup, sugerimos que ele apenas seja feito mediante orientação de nossa equipe de suporte e, preferencialmente, a partir do servidor onde o seu sistema está hospedado, pois o processo irá ler todos os dados já gerados pelo seu sistema, o que pode ser uma tarefa lenta se feito via rede.
Exportar Base de Dados
A ferramenta de exportação da base de dados do seu sistema permite gerar uma cópia do banco de dados. Isto pode ser útil, por exemplo, para enviar uma cópia do banco de dados para análise interna na HGM.
Não confunda esta ferramenta com nossa ferramenta de backup. O backup vai muito além da base de dados e inclui arquivos XML de documentos fiscais e vários outros artefatos.
Novo Atalho
Esta ferramenta gera um novo atalho para o sistema em sua Área de Trabalho. Simples assim.
Este atalho, no entanto, possui alguns recursos avançados, como detecção de falha de comunicação com o servidor e prevenção contra remoção automática pelo Windows, o que ocorre em alguns casos específicos, mas comuns em algumas empresas.
Após gerado o atalho, é possível o renomear caso seja necessário.
Validações
Esta ferramenta possui diversas validações diferentes. Vamos a elas:
- Datas Inválidas: percorre as principais tabelas do sistema em busca de datas que podem ter sido informadas incorretamente. Embora o sistema faça o possível para evitar este tipo de entrada de dados, é possível que algum erro de digitação cause uma data com ano inválido, por exemplo.
- CNPJ / CPF: da mesma forma que a opção anterior, busca documentos inválidos em diversas tabelas do sistema, checando inclusive os dígitos de controle.
- Municípios / CEPs: compara os municípios e CEPs informados com a tabela atualizada fornecida pelo sistema. Dentre os erros mais comuns estão a inativação de um CEP ou um nome de município incorreto.
- Endereços de e-mail: valida se os endereços de e-mail são válidos quanto à sua formatação. Esta ferramenta não valida, no entanto, se os e-mails de fato existem, pois isto não pode ser feito sem que se faça um envio de e-mail para cada endereço, o que não é desejável por diversos motivos.
- Class. Fiscal dos Itens: valida a classificação fiscal dos itens, analisando CEST e NCM conforme as configurações tributárias e utilizando a base atualizada do IBPT, fornecida pelo seu sistema.
- GTIN/Código de Barras: verifica o cadastro de itens do sistema para códigos inválidos.
- Impressão PDF: executa testes para verificar se a geração de arquivos PDF pelo sistema é possível no computador do usuário. Como esta geração depende de recursos externos que devem estar presentes em cada Windows, pode ser útil fazer esta verificação em todos os computadores que geram arquivos PDF em seu sistema.
Ferramentas Avançadas
Algumas ferramentas requerem uma senha especial de acesso, uma vez que são ferramentas prioritariamente para uso de nosso suporte ou sob supervisão direta destes.
Estas ferramentas são:
- Linha de Comando: permite acesso direto ao banco de dados do sistema.
- Consulta Documentos: permite acesso direto às tabelas que armazenam diversos tipos de documentos, como notas fiscais, por exemplo.
- Intervenção Técnica: permite reorganizar os documentos já emitidos pela empresa para evitar conflitos de numeração. Este tipo de evento é raro e sempre será resolvido com auxílio de nossa equipe técnica.