O Cadastro de Usuários é o ponto central para controlar quem pode acessar o sistema e de que forma cada usuário irá utilizá-lo no dia a dia. É por meio dele que se define não apenas o login e a senha, mas também permissões, avisos, comportamentos operacionais e formas de comunicação.
O acesso a essa funcionalidade é feito em:
Sistema > Cadastro de Usuários
Criação do usuário
Ao iniciar o cadastro de um novo usuário, o sistema solicita algumas informações básicas, que são obrigatórias para permitir o acesso. São elas: login, nome completo e senha.
A partir desse ponto, o cadastro pode ser enriquecido com diversas informações adicionais, que ajudam a identificar o usuário, organizar a estrutura interna da empresa e controlar suas permissões.
Identificação do usuário
Na aba Identificação, são informados os dados gerais do usuário. É aqui que se define, por exemplo, o departamento ao qual ele pertence, quem é seu supervisor, dados de contato como telefone e e-mail, além do status de ativo ou inativo. Nessa mesma tela também é possível definir se o usuário será do tipo Master, opção que concede acesso completo ao sistema.
Outro ponto importante dessa tela é a possibilidade de “clonar” as permissões de um usuário já existente. Esse recurso é especialmente útil quando vários colaboradores exercem funções semelhantes, pois evita configurações repetitivas e garante padronização.
Configuração de envio de e-mails
Na aba Envio de E-mail são definidas as configurações que o sistema utilizará para o envio de mensagens em nome do usuário. Nessa tela é possível escolher a forma de envio, que pode ser realizada de maneira direta via SMTP ou por meio de uma ferramenta externa, como Microsoft Outlook ou Thunderbird. Quando utilizado o envio direto, também é configurada a conta de e-mail que será utilizada. Além disso, podem ser definidos o nome que será exibido ao destinatário, opções de confirmação de leitura e de recebimento, uso de cópia oculta (CCO) e uma assinatura personalizada para os e-mails enviados pelo sistema.
Permissões especiais
Além das autorizações padrão do sistema, alguns usuários precisam ter permissões diferenciadas para lidar com situações específicas do dia a dia. Essas definições são feitas na aba Permissões Especiais.
Nessa seção, é possível definir se o usuário poderá:
- Liberar operações envolvendo limite de crédito
- Autorizar movimentações de clientes com situação cadastral irregular
- Autorizar movimentações de clientes com situação financeira irregular
- Operar com saldos negativos
- Autorizar operações envolvendo negociações de descontos
- Realizar e autorizar movimentações em períodos fechados
- Efetuar troca de representante
- Perfil de atuação no gerenciamento de compras
- Perfil de atuação na separação de pedidos
- Utilização de agenda ilimitada ou de acordo com limites definidos
- Priorizar pedidos de venda com base em status
Avisos e alertas do sistema
A aba Avisos do Sistema permite definir quais alertas cada usuário receberá durante o uso do sistema. Esses avisos ajudam a manter o controle e a antecipar situações importantes, como títulos pendentes, níveis de estoque, itens próximos do vencimento, próximos aniversários ou a necessidade de realizar backup ao sair do sistema. Também é possível configurar prazos, informando com quantos dias de antecedência determinados avisos devem ser exibidos.
Ordem de Serviço
A aba destinada à Ordem de Serviço concentra as permissões que determinam como o usuário irá atuar no lançamento e manutenção dos serviços. Nela são configuradas autorizações para lançar materiais e mão de obra, aprovar valores, controlar garantias, encerrar ou reabrir ordens, realizar cobranças e acessar informações de custo.
Considerações finais
O correto cadastro de usuários é fundamental para garantir a segurança, a organização e o bom funcionamento do sistema. A definição adequada de perfis, permissões e vínculos contribui para que cada colaborador utilize apenas os recursos necessários à sua função, reduzindo riscos e retrabalho. Revisar periodicamente as configurações e manter os usuários atualizados são práticas que ajudam a manter o ambiente mais padronizado, controlado e alinhado à rotina da empresa.
É importante destacar que o controle de acesso aos módulos, menus e rotinas do sistema é feito por meio das Autorizações de Usuários, tratadas em um processo específico. Para entender melhor essa configuração, recomendamos a leitura do material:
🔗 https://ajuda.hgm.com.br/autorizacoes-de-usuarios/